The Flightbook Congress System 

 Η υπηρεσία Συνεδρίων-Εκδηλώσεων αποτελείται από εξειδικευμένο προσωπικό, με μακροχρόνια πείρα στο χώρο, που είναι σε θέση να οργανώσει και χειριστεί Συνέδρια-Εκδηλώσεις κάθε μεγέθους και αντικειμένου.

 

Η έγκαιρη, άριστη προετοιμασία θα σας κάνει να αισθανθείτε σίγουροι και ασφαλείς για την έκβαση της εκδήλωσης-συνεδρίου, μια και τίποτε δεν αφήνεται στην τύχη.

 

Το γραφείο μας θα ασχοληθεί με το πρόγραμμά σας, θα έχετε συχνή και λεπτομερή ενημέρωση στα διάφορα στάδια της οργάνωσης και θα γίνονται προσωπικές συναντήσεις προκειμένου να φροντίσουμε μαζί κάθε λεπτομέρεια. Η ομάδα μας είναι στην διάθεσή σας για να ικανοποιεί κάθε δυνατή απαίτηση, να λύνει κάθε απορία σας και να διεκπεραιώνει ακόμη και την τελευταία στιγμή οποιαδήποτε επιθυμία σας προκύψει.

 

Συνεργαζόμαστε με τα καλύτερα Συνεδριακά κέντρα, ξενοδοχεία και άλλους συναφείς χώρους, επιλέγοντας πάντα τον πλέον κατάλληλο για την περίπτωση.

 

Η επεξεργασία των στοιχείων ενός Συνεδρίου-Εκδηλώσεως καθώς και ένα μεγάλο μέρος της γενικότερης προετοιμασίας γίνεται μέσω ενός ειδικού συνεδριακού Software, που έχει σχεδιαστεί ειδικά για το FLIGHTBOOK CONGRESS SYSTEM, το οποίο έχει την αποκλειστικότητα.

 

Σημαντικός τομέας είναι η Οικονομική ενίσχυση ενός Συνεδρίου που μπορεί να προέλθει από διοικητικούς και κρατικούς παράγοντες, όπως είναι το Υπουργείο Πολιτισμού, ο Ελληνικός Οργανισμός Τουρισμού, ο Ελληνικός Οργανισμός Φαρμάκων, το Υπουργείο Υγείας, το Υπουργείο Έρευνας και Τεχνολογίας, με τους κατάλληλους χειρισμούς και επαφές.

 

Οι άριστες διασυνδέσεις μας με τον εμπορικό και βιομηχανικό κόσμο εξασφαλίζουν χορηγίες, ενισχύσεις αλλά και επιτυχείς εμπορικές εκθέσεις, με αποτέλεσμα την ευόδωση των σκοπών του Συνεδρίου.

 

Για τον σκοπό αυτό το FLIGHTBOOK CONGRESS SYSTEM διαθέτει ένα πολύ καλό δίκτυο προώθησης κατά την εφαρμογή του οποίου συνεργάζεται στενά με την Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου,  ξέρει την αγορά και τους χορηγούς σε βάθος και θέτει την γνώση αυτή στην υπηρεσία των πελατών του.

Αναλυτικά σας ενημερώνουμε για την Γραμματειακή Υποστήριξη της εταιρείας μας στην διοργάνωση του συνεδρίου σας, για κάθε στάδιο υλοποίησης και προγραμματισμού.

 

Η Γραμματειακή υποστήριξη διαμορφώνεται σε τρία στάδια:

  • Προσυνεδριακό
  • Συνεδριακό
  • Μετασυνεδριακό

 

      ΠΡΟΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ

 

Η γνώση της αγοράς, των προμηθευτών καθώς και των χορηγών, μας επιτρέπει να συνθέτουμε τον προϋπολογισμό του Συνεδρίου, με τρόπο που να μην υπάρχουν δυσάρεστες εκπλήξεις στον διοργανωτή.

  

  • Διαφήμιση με καταχωρήσεις σε ειδικά έντυπα του ίδιου περιεχομένου με το αντικείμενο του Συνεδρίου, στον Ημερήσιο τύπο και στα Μ.Μ.Ε.
  • Σχεδιασμός και αποστολή όλων των αναγκαίων εντύπων:

          -Πρώτη και Δεύτερη ανακοίνωση

          -Προκαταρκτικό Πρόγραμμα

          -Δελτίο Συμμετοχής

          -Έντυπο κρατήσεως Ξενοδοχείων

          -Έντυπο Επιστημονικών Εργασιών (Abstracts)

          -Αφίσες όλων των τύπων

          -Προσκλήσεις και επιστολές

          -Τελικό Πρόγραμμα-Ευρετήριο

          -Τόμος Περιλήψεων

          -Πιστοποιητικά Συμμετοχής

          -Κονκάρδες συμμετοχής

          -Τσάντες και Υλικό

          -Ειδικά έντυπα βάσει των αναγκών σας.

 

  • Αφισοκόλληση και ενημέρωση σε συναφείς με το Συνέδριο χώρους.
  • Αλληλογραφία με τους συμμετέχοντες για ενημέρωση, συλλογή εργασιών, αρίθμησή και προώθησή τους στην Επιστημονική Επιτροπή.
  • Αλληλογραφία και ενημέρωση για το πρόγραμμα με τους Επισήμους Ομιλητές, τους προσκεκλημένους ομιλητές με παράλληλη διοργάνωση των ταξιδιών τους και της διαμονής τους.
  • Διεκπεραίωση όλων των διατυπώσεων (όλων των τύπων), των Συνέδρων για Συνέδρια εξωτερικού. 
  • Έγκαιρη αποστολή προσκλήσεων βάσει των επιθυμιών της Οργανωτικής Επιτροπής.
  • Ενημέρωση με καταστάσεις όλων των τύπων (Συμμετεχόντων, Ομιλητών, Συνοδών Μελών κ.λ.π).

 

  • Προετοιμασία όλου του Συνεδριακού υλικού.
  • Διοργάνωση ποικίλων κοινωνικών προγραμμάτων.
  • Διοργάνωση κοινωνικών εκδηλώσεων συνοδών μελών.
  • Διοργάνωση εκδρομών και ξεναγήσεων.
  • Ειδικές προτιμήσεις και διοργανώσεις.

 

  ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ

 

  • Μελέτη, οργάνωση και διαμόρφωση των Συνεδριακών αιθουσών και των Συνεδριακών χώρων με την απαραίτητη διακόσμηση.
  • Οργάνωση και διαμόρφωση της Εμπορικής Έκθεσης και των περιπτέρων των εταιρειών.
  • Διαμόρφωση του χώρου παρουσίασης των “e-Posters”.
  • Ειδικό γραφείο Γραμματείας για τις εγγραφές των Συνέδρων, για παροχή γραμματειακής βοηθείας στην Οργανωτική και Επιστημονική Επιτροπή, παροχή πληροφοριών και γενικό έλεγχο της ομαλής διεξαγωγής του προγράμματος του Συνεδρίου.
  • Γραφείο παραλαβής και διαχείρισης παρουσιάσεων (stick, cd κλπ).
  • Οργάνωση και τοποθέτηση των Ηχητικών, Μεταφραστικών και Οπτικοακουστικών συστημάτων με παράλληλη και συνεχή τεχνική υποστήριξη.

Συστήματα τελευταίας τεχνολογίας που περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων:Video, Video projectors, Video wall, Vidiwall, Projectors, Simple-Double or Triple projection, Monitors κ..λ.π.

          -Laser pointers.

-Μεγαφωνική και μικροφωνική εγκατάσταση με τελευταίας τεχνολογίας εξοπλισμό όπως μικρόφωνα ομιλητών, ασύρματα, πέτου

-Συνεργασία με τα πλέον ειδικευμένα μεταφραστικά γραφεία με παράλληλη διανομή μεταφραστικών ακουστικών.

  • Συνεχή έλεγχο για την ομαλή διεξαγωγή όλων των προγραμματισμένων εκδηλώσεων-εκδρομών και άμεση οργάνωση τυχόν νέων σας επιθυμιών.
  • Ενημέρωση του Ημερήσιου, Τοπικού ή Διεθνούς Τύπου και των Μ.Μ.Ε με συνεντεύξεις τύπου και καθημερινά δελτία τύπου.

 

  ΜΕΤΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ

 

  • Λεπτομερή οικονομική απόδοση των εργασιών του Συνεδρίου, συνοδευόμενη με τα κατάλληλα παραστατικά και λογαριασμούς.
  • Ευχαριστήριες επιστολές σε προσκεκλημένους ομιλητές, ομιλητές και χορηγούς.
  • Κατόπιν συμφωνίας έκδοση των πρακτικών και συμπερασμάτων του Συνεδρίου.
  • Ολοκληρωμένο τόμο με όλες τις σχετικές με το Συνέδριο καταχωρήσεις στον τύπο.
  • Τελικές καταστάσεις συνέδρων και χορηγών.